CARDEA

Digitale Verwaltungs-Gesamtlösung für Universitäten

Mit der Gesamtlösung CARDEA erfassen Studierende im neu errichteten Linzer MED Campus ihre Anwesenheit mit ihrem Smartphone oder ihrer JKU Card. Lehrende und Mitarbeitende verwalten Lehrveranstaltungen, Anwesenheiten, Noten und Geräte mühelos online.

Das Besondere daran

Ein System, maßgeschneidert auf die Anforderungen der Kundin
Ein überzeugendes Gesamtkonzept mit durchdachten Details
Starker Fokus auf Nachhaltigkeit
Kombination aus individueller Software und Hardware

Produktbeschreibung

Im Studium der Humanmedizin an der Johannes Kepler Universität Linz (JKU) werden in einer Vielzahl an Lehrveranstaltungs-Formaten praxisorientierte Inhalte vermittelt. Für eine positive Beurteilung von Praktika und die Zulassung zu Prüfungen ist die Anwesenheit der Studierenden Voraussetzung.

Wurde die Anwesenheit zunächst mittels papierbasierten Unterschriftenlisten kontrolliert und manuell verwaltet, kommt im neu errichteten und im Wintersemester 2021 eröffneten MED Campus ein modernes System zum Einsatz. Unser Konzept überzeugt vor allem in den durchdachten Details und dem Fokus auf Nachhaltigkeit. Sowohl Hardware als auch Software wurden von uns eigenständig entwickelt, installiert, evaluiert und in kürzester Zeit realisiert. Bereits 8 Monate nach Projektstart waren die Geräte installiert und Studierende konnten die Anwesenheiten erfassen.

Die Übersicht bewahren

Das Gesamtsystem CARDEA umfasst Innengeräte in den Räumen der Medizinischen Fakultät im Med Campus I sowie Außenmonitore zur Anzeige von Lehrveranstaltungen und Orientierungsmonitore für einen Überblick über Lehrveranstaltungen und Veranstaltungen eines Stockwerks. 1.800 Studierende können nun einfach disponiert werden.

Der Nutzen liegt in der nachvollziehbaren und übersichtlichen Erfassung von Anwesenheiten: Diese erfolgt mit dem Betreten des Raumes, in dem die Lehrveranstaltung stattfindet, an der Anzeige des Innengeräts. Dies ist frühestens 15 Minuten vor Beginn der Lehrveranstaltung möglich. Die Erfassung der Anwesenheit kann mit dem Smartphone und der myJKU-Webapplikation oder der JKU Card erfolgen. Studierende sehen und hören sofort, ob die Anmeldung funktioniert hat oder ob ein Fehler aufgetreten ist. Über das Webportal können Studierende ihre Lehrveranstaltungen und Termine einsehen, Anwesenheiten kontrollieren bzw. Abwesenheiten melden und Ersatzleistungen zu versäumten Lehrveranstaltungen abgeben.

Mitarbeitende der JKU sowie Lehrende haben vor allem den Nutzen, dass die Verwaltung und Nachvollziehbarkeit (wie zum Beispiel beim Tausch von Terminen) der Anwesenheiten von Studierenden wesentlich vereinfacht wurde.

Die Geräteverwaltung erfolgt vollständig online. Dadurch hat sich der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Gleichzeitig ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Abwesenheiten gegeben und die Notengebung transparent. Folgende Automatismen wurden implementiert:

Failover bei Ausfall eines Gerätes
Automatische Anzeige bei den Räumen,
Automatische Zuteilung der Studierenden auch nach erfolgtem Tausch
Änderung der QR-Codes alle 30 Sekunden

Von der Anforderung zur fertigen Lösung


Maßgeschneidert	Eine Hardware zur Erfassung der Anwesenheiten durch die Studierenden Eine Hardware zu Steuerung der Außenmonitore Ein Onlineportal zur Verwaltung von Anwesenheiten, Noten und Geräten
Durchdachte Details	Funktionalitäten sind modular und flexibel erweiterbar Schnittstellen zwischen Geräteverwaltung und Anzeigesystemen ermöglichen laufende Synchronisation Flexibilität durch 3D-Druckteile - können leicht erweitert, ergänzt und repariert werden Alles aus einer Hand: Entwicklung, Installation und Evaluierung wurden vollständig von uns durchgeführt Das Gerätedesign fügt sich nahtlos in das Design des Campus ein
Fokus auf Nachhaltigkeit	Regionale Wertschöpfung: Platinenproduktion, Bestückung, Metall- und 3D-Druckfertigung in Österreich Durch PoE-Schnittstellen konnten tausende Meter Stromkabel eingespart werden Komponenten und Baugruppen sind wiederverwendbar und können leicht ausgetauscht werden Bei Nichtnutzung schalten sich die Geräte in den Energiesparmodus

Die Hardware

Die Geräte zur Erfassung der Anwesenheitskontrolle innerhalb der Lehrveranstaltungs-Räume sind mit E-Ink-Displays ausgestattet, die eine kurze Refresh-Zeit und lediglich einen sehr geringen Stromverbrauch aufweisen. Für die Stromversorgung sowie die Anbindung an die Online-Plattform steht eine Power-over-Ethernet (PoE) Schnittstelle zur Verfügung. Auf eine zusätzliche Stromleitung mit tausenden Metern Stromkabel durch die gesamte Anlage konnte somit verzichtet werden.

CARDEA-Box in einem Hörsaal der MED Uni Linz

Alle Geräte verwenden stromsparende Komponenten mit geringem Energieverbrauch und einer langen Lebensdauer (mind. fünf Jahre). Sie werden bei längerer Nicht-Nutzung (z.B. nachts, an den Wochenenden, in den Ferien) in einen Energiesparmodus versetzt.

Steuerung, Servicierung und Monitoring der Geräte werden zentral durchgeführt, sodass vor Ort Eingriffe in das System auf ein Minimum reduziert werden. Das Gerätedesign wurde im 3D-Druckverfahren umgesetzt und fügt sich in das Gesamtbild des Med Campus I ein. Ebenso konnten die Gehäuse durch 3D-Adapter optimal an die jeweilige Raumsituation angepasst werden. Auch in Hinsicht auf eine Circular Economy hat diese Lösung Vorteile: 3D-Druckteile können einfach erweitert, ergänzt und repariert werden. Zudem können Komponenten und Baugruppen wiederverwendet werden.

Die Anzeige der Außengeräte kann jederzeit für zusätzliche Informationen (z.B. zusätzliche Termine) verwendet werden. Durch eine Erweiterung von Schnittstellen können zukünftig auch weitere Funktionalitäten einfach integriert werden.

Die Software

Das Webportal CARDEA dient Mitarbeitenden, Lehrenden und Studierenden sowie Sekretariaten zur Verwaltung von Geräten, Lehrveranstaltungen und Anwesenheiten. Je nach Berechtigungsgruppe sind unterschiedliche Informationen und Funktionen verfügbar. Das Portal Verwaltung wird von Mitarbeitenden und Lehrenden genutzt, um die Anwesenheiten bei Lehrveranstaltungen inklusive Termine und Notengebung zu verwalten, die Notengebung zu exportieren, allgemeine Einstellungen durchzuführen und die Anzeigegeräte (Boxen) zu verwalten.

Studierende können über das Portal ihre zugeteilten Lehrveranstaltungen einsehen, den Anwesenheits-Status in einer Lehrveranstaltung prüfen, Termine bzw. Gruppen tauschen und Entschuldigungen und Ersatzarbeiten zu Abwesenheiten einreichen.

Die einzelnen Module und Funktionalitäten sind modular und flexibel erweiterbar aufgebaut. REST-Schnittstellen zur Geräteverwaltung, zu den Anzeigen auf den Bildschirmen und zur myJKU-Webapplikation ermöglichen laufende Synchronisation von Einstellungen.